广东宝城律师事务所档案管理办法

一、总则

第1条 为了适应广东宝城律师律师事务所（以下简称本所）档案管理工作规范化、制度化、科学化、现代化的发展需要，根据《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合律师工作实际，制定本办法。

第2条 本办法适用本所全体执业律师的档案管理工作。

第3条 承办律师在案件办结之后须按本办法的规定整理卷宗，交由本所保管。第4条 承办律师转出本所时，必须将所有办结的案件按本办法的规定整理卷

宗，交由本所，才给予办理转所手续。

第5条 本所行政部为档案管理部门，负责档案的接收、保存、管理、销毁。

二、收档分类

第6条 律师归档时，应先将所有的卷宗资料按照本办法第三章规定的立卷方式进行整理，然后扫描成电子文档保存于金助理系统。同时将应作为纸质档案保存的资料整理成档案后移交行政部保存于档案室中。

第7条 应作为纸质档案保存的资料有委托代理合同、授权书、公检法及行政部门出具的文书原件以及其它确有必要作为纸质保存的原件。发票复印件、判决书视情况保存原件或复印件。除此之外的材料，如证据材料、律师工作文件、复印件等，只作为电子档案归档，不再纳入纸质档案。

第8条 为减少纸质卷宗的保存压力，不得将应作为电子档案方式保存的资料用纸质卷宗方式保存。行政部在接收档案时进行检查，发现不符合本办法规定的纸质卷宗材料有权要求律师予以整改。

三、立卷方式

第9条 律师的卷宗档案分诉讼、非诉讼。诉讼类包括刑事（含刑事辩护和刑事代理）、民事诉讼代理、行政诉讼代理三种；非诉讼类包括法律顾问、见证、咨询代书、其他专项业务四种。

第10条 律师卷宗档案按年度和一案一卷、一卷一号原则立卷。两个以上律师共同承办同一案件或同一法律事务一般应合并立卷，但不同律师所（法律顾问处）律师合办的法律事务除外。律师承办跨年度的业务，应在办结年立卷。律师担任常年法律顾问，应做到一单位一卷。

第11条 下列文书材料，不必立卷归档：

（1）委托律师办理法律事务前有关询问如何办理委托手续的信件、电文、电话记录、谈话记录以及复函等；

（2）没有参考价值的信封；

（3）其他律师事务所（法律顾问处）委托代查的有关证明材料的草稿；

（4）未经签发的草稿、历次修改草稿（定稿除外）。

第12条 对不能附卷归档的实物证据，承办律师可将其照片及证物的名称、数量、规格、特征、保管处所、质量检查证明等记载进行电子归档。

第13条 律师业务档案应按照案卷封面、卷内目录、案卷材料、备考表、卷底的顺序排列。案卷内档案材料应按照诉讼程序的客观进程或时间顺序排列， 具体顺序为：

（1）刑事卷

①委托代理合同；

②收费凭证；

③委托书或指定书；

④阅卷笔录；

⑤会见被告人、委托人、证人笔录；

⑥调查材料；

⑦承办人提出的辩护或代理意见；

⑧集体讨论记录；

⑨起诉书、上诉书；

⑩辩护词或代理词；

⑪出庭通知书；

⑫裁定书、判决书；

⑬上诉书、抗诉书；

⑭办案小结。

（2）民事代理卷

①委托代理合同；

②收费凭证；

③委托书（委托代理协议、授权委托书）；

④起诉书、上诉书或答辩书；

⑤证据材料；

⑥会见当事人谈话笔录；

⑦调查材料（证人证言、书证）；

⑧诉讼保全申请书、证据保全申请书、先行给付申请书；

⑨承办律师代理意见；

⑩集体讨论记录；

⑪代理词；

⑫出庭通知书；

⑬庭审笔录；

⑭判决书、裁定书、调解书、上诉书；

⑮办案小结。

（3）法律顾问卷

①聘请法律顾问协议；

②收费凭证；

③办理各类法律事务（如起草规章、审查合同、参与谈判、代理解决纠纷、提供法律建议或法律意见、咨询或代书等）的记录和有关材料；

④（电子）工作总结

（4）其他非诉讼法律事务

①委托代理合同；

②收费凭证；

③与委托人谈话笔录；

④委托人提供的证据材料；

⑤调查材料；

⑥律师出具的法律意见，或草拟的法律文书、办理具体法律事务活动的记录等；

⑦律师出具见证书（含汲及见证相关的文书及见证内容全套资资料）；

⑧工作总结。（电子归档、纸质归档同）

第14条 律师业务档案（含电子档案及纸质档案）一律使用阿拉伯数字逐页编号入档，两面有字的要两面编页号。页号位置正面在右上角，背面在左上角

（无字页不编号）。

第15条 承办案件日期以委托书签订日期或人民法院指定日期为准；结案日期以收到判决书（裁定书、调解书）之日为准；法律顾问业务的收结日期，以聘请法律顾问合同的签订与终止日期为准；其他非诉讼法律事务，以委托事项办结之日为结案日。

第16条 业务文书材料装订前要进一步整理。对破损的材料要修补或复制，

复制件放在原件后面。对字迹难以辨认的材料应当附上抄件。主要外文材料要翻译成中文附后。卷面为 16 开，窄于或小于卷面的材料，要用纸张加衬底；大于卷面的材料，要按卷面大小折叠整齐。需附卷的信封要打开平放，邮票不要揭掉。

第17条 纸质案卷装订一律使用棉线绳，三孔钉牢。在线绳活结处需贴上本所（法律顾问处）封签，并在骑缝线上加盖立卷人的姓名章。

第18条 律师业务的档案所有权归本所，如律师转所、退休、停止执业， 其形成的业务档案不得带走但可以复制。转所期间未办结业务由客户与本所及转入所之间签订业务接转协议，并明确本所不负责档案保管或管理责任。

第19条 档案管理人员接收档案时应进行严格审查，凡不符合立卷规定要求的，一律退回立卷人重新整理。

本办法自发布之日起实施。

广东宝城律师事务所二〇二〇年九月二十一日